home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr20 / pcl570.zip / SPREAD.TUT < prev    next >
Text File  |  1993-06-10  |  12KB  |  227 lines
  1.  
  2.        ---------------------------------------------------------------- 
  3.  
  4.                               USING SPREADSHEETS 
  5.                         THAT FEELING OF MONEY AND POWER
  6.        
  7.        ---------------------------------------------------------------- 
  8.  
  9.        WHAT IS A SPREADSHEET? 
  10.                                                             
  11.        One simple definition for a spreadsheet, is: "a storage and 
  12.        calculation system which resembles a piece of graph paper." In 
  13.        many popular spreadsheet programs this "electronically alive 
  14.        grid" can act like a database (storage), calculator 
  15.        (accountant's pad) and graph production device (graph output). 
  16.        In effect the cells within the grid of this "electronic graph 
  17.        paper" can add, subtract, move and manage numbers and 
  18.        information. 
  19.  
  20.        ---------------------------------------------------------------- 
  21.        
  22.             DATABASE SPREADSHEET USE OF A SPREADSHEET - AN EXAMPLE 
  23.  
  24.        ---------------------------------------------------------------- 
  25.  
  26.        Study the illustration below then read the explanation which 
  27.        follows:
  28.                                      
  29.                    A           B             C              D
  30.             ==========================================================   
  31.         1  ||            |   CLIENT CONTACT DATABASE   |             |
  32.         2  ||            |     --------------------    |             |
  33.         3  ||            |         1987-1988           |             |
  34.         4  ||            |                             |             |
  35.         5  ||NAME        | DAY TEL     | EVE TEL       | FIRM        |
  36.         6  ||            |             |               |             |
  37.         7  ||Brown, Sam  | 232-9090    | 111-7878      | Genl. Mega  |
  38.         8  ||Happ, Sue   | 687-9058    | 454-6767      | Whoops Inc  |
  39.         9  ||Davis, Bob  | 444-9999    | 343-0909      | Creamy Co   |
  40.        10  ||            |             |               |             |
  41.        11  ||            |             |               |             |
  42.        
  43.        Just as we could keep  client names, christmas card lists, key 
  44.        suppliers and inventories of goods in a book, we could also keep 
  45.        items to remember in a spreadsheet as illustrated. But the power 
  46.        and elegance of a spreadsheet is only partially storage and 
  47.        retrieval. We can also sort the data by phone number (list of 
  48.        all clients sorted by phone number or list of all clients sorted 
  49.        by last name). We can also search the data (find all clients 
  50.        employed by one firm). We can expand the database (add more 
  51.        names) We can expand the fields - columns in the spreadsheet 
  52.        (for example we could add yet more columns to the right to 
  53.        include address, birthdate, product ordered, date of last order, 
  54.        average dollar amount of order, date of first contact, etc). 
  55.        Once these new items of data have been added, we could again 
  56.        search and sort for various interesting facts (all clients in 
  57.        zip code 98040 having more than $2,000 of business with us). 
  58.                                 
  59.        A spreadsheet typically refers to the boxes where information is 
  60.        stored as cells. Each cell has an address. Thus in the example 
  61.        cell A7 contains the name Sam Brown. 
  62.  
  63.        Most spreadsheets are large! Many offer 256 columns and over 
  64.        8000 rows! You scroll or move around to view one screen of data 
  65.        at a time. True database programs differ from spreadsheets in 
  66.        how they view the information and process it, but for many 
  67.        people, a spreadsheet used as a database is a simple, 
  68.        understandable and very fast way of storing, searching and 
  69.        sorting information. For larger databases of several thousand 
  70.        items, you would probably be wiser to use a true database 
  71.        product, however. 
  72.  
  73.        ---------------------------------------------------------------- 
  74.  
  75.            ANALYSIS & CALCULATION USE OF A SPREADSHEET - AN EXAMPLE 
  76.        
  77.        ---------------------------------------------------------------- 
  78.        
  79.        Study the illustration below then read the explanation which 
  80.        follows:
  81.  
  82.                   A           B             C              D
  83.             ==========================================================   
  84.         1  ||            |   CHECKBOOK BALANCING FORM  |             |
  85.         2  ||            |     --------------------    |             |
  86.         3  ||            |              Outstanding    |Outstanding  |
  87.         4  ||            |              Withdrawals:   |Deposits:    |
  88.         5  ||Bal from    |             |               |             |
  89.         6  ||statement:  | 1500        |  50           |  25         |
  90.         7  ||            |             |  50           |  25         |
  91.         8  ||Sum of all  |             | 100           |  50         |
  92.         9  ||outstanding |             | 200           |             |
  93.        10  ||withdrawals:|  500        | 100           |             |
  94.        11  ||            |             |               |             |
  95.        12  ||Sum of all  |             |               |             |
  96.        13  ||outstanding |             |               |             |
  97.        14  ||deposits:   |  100        |               |             |
  98.        15  ||            |             |               |             |
  99.        16  ||Total:      | 1100        |               |             |
  100.        17  ||            |                                           |
  101.        18  ||Register:   | 1100  <--- When B16=B18, checkbook is balanced! 
  102.  
  103.        A spreadsheet can also do calculations. We all have balanced a 
  104.        checkbook at some time. Most of us use the printed form on the 
  105.        back of the statement. You fill in the boxes with a pencil, find 
  106.        missing checks, post forgotten deposits and generally scratch 
  107.        and erase your way to a balanced and reconciled checkbook each 
  108.        month. The spreadsheet above looks and acts about the same but 
  109.        does it more quickly. It adds new checks and erases errors more 
  110.        quickly, and when done prints out a final copy on your printer. 
  111.  
  112.        When you update an entry on the form, it instantly adds the 
  113.        columns to arrive at new totals. Trial and error the easy way! 
  114.        
  115.        The results from all numbers in column C are added and placed in 
  116.        the cell at position B10. Similarly, the numbers in column D are 
  117.        added and placed in cell B14. Finally, a calculation is done to 
  118.        produce the result of B6+B14-B10 and placed in B16. This all 
  119.        happens in about 1/4 second! 
  120.  
  121.        A feature common to many spreadsheets is the ability to create 
  122.        graphs of great variety: bar, pie, stacked bar, line and scatter 
  123.        graphs are quite commonly obtained from data placed into or 
  124.        calculated by the spreadsheet. 
  125.  
  126.        Obviously more elaborate spreadsheet examples can be prepared 
  127.        which produce projections, budgets, salary expenses, tax reports 
  128.        and so forth. Just remember that the spreadsheet in its 
  129.        calculation mode can do thousands of calculations quickly and 
  130.        can change all cells based on one or two small changes in a few 
  131.        cells. Many spreadsheets have special functions for advanced 
  132.        statistical, financial, date and real estate formulas already 
  133.        imbedded or hidden in the structure of the spreadsheet. Macros 
  134.        (a form of multiple step programming or allowing the computer to 
  135.        type many keystrokes at once) are a common feature which provide 
  136.        yet further shortcuts within most spreadsheets. 
  137.  
  138.        Many spreadsheets also have hidden "help screens" which you can 
  139.        quickly pop up into view for a refresher on points you have 
  140.        forgotten. These help screens are frequently "context sensitive" 
  141.        meaning you can stop while working with a spreadsheet formula 
  142.        and the help screen can "sense the context" of your location and 
  143.        jump immediately to a help screen on formulas! 
  144.  
  145.        A spreadsheet obviously demands a sense of organization. 
  146.        Experienced spreadsheet users frequently suggest the following 
  147.        guidelines: 
  148.  
  149.        * Try to create flexible spreadsheets. Using variables in your 
  150.        formulas instead of fixed values allows quick and easy 
  151.        substitution. A spreadsheet variable is a cell location which 
  152.        contains an important number or other assumption. By using a 
  153.        variable the underlying assumption can be changed without 
  154.        changing all the formulas throughout the spreadsheet. Change 
  155.        just one cell instead of many! 
  156.  
  157.        * Be consistent from spreadsheet to spreadsheet. Try to keep 
  158.        items such as date the spreadsheet was created, author, 
  159.        description of task, variables, special reference cells in the 
  160.        same place - usually the top left corner for many users. 
  161.  
  162.        * Keep things simple. Separating complex formulas and 
  163.        calculations into smaller intermediate steps or several cells 
  164.        can illustrate the problem and process better than one large, 
  165.        poorly documented formula stuffed into a single cell. 
  166.  
  167.        * Test the results of your spreadsheet before putting it into 
  168.        use and from time to time in case of errors. Manually cross 
  169.        check calculations or enter the number "one" into several cells 
  170.        so you can mentally "see" that things look correct as results 
  171.        total. Try to build cross checking into your spreadsheet. 
  172.  
  173.        * Document your spreadsheet with a clearly written purpose, 
  174.        procedures and formulas. Imbed this information directly into 
  175.        the spreadsheet. Describe where macros, range names, protected 
  176.        cells have been placed. Note books or magazines which gave rise 
  177.        to the spreadsheet. 
  178.  
  179.        * For those with a high degree of interest in spreadsheets,
  180.        a subscription to Lotus Magazine (mentioned in the reading
  181.        list elsewhere in PC-LEARN) is recommended. Back issues
  182.        are goldmines of information!
  183.  
  184.        Some of the best Spreadsheet packages include the following. 
  185.  
  186.        Commercial packages: 
  187.  
  188.        Quattro Pro. Exceptional character based spreadsheet which runs 
  189.        on modest machines and is quite full-featured and richly 
  190.        complex. A PC Magazine Editors Choice. 
  191.  
  192.        Microsoft Works. This integrated low priced package which also 
  193.        contains a database and word processor plus tutorials and other 
  194.        goodies is an exceptional value for the beginner. The 
  195.        spreadsheet, while not as complex as Lotus or as stunning as 
  196.        Excel, is an fine workhorse which also contains a graphing 
  197.        package for the small business or home office on a budget. Real 
  198.        value many beginners will rarely outgrow. 
  199.  
  200.        Microsoft Excel. Graphics based, needs a more powerful machine 
  201.        but produces stunning images with varied font and graphics 
  202.        effects. Rich and satisfying. 
  203.  
  204.        Lotus 123. The old classic spreadsheet warrior, but satisfactory 
  205.        if you don't mind paying a little more. 
  206.  
  207.        Excellent shareware/low cost and try before you buy spreadsheets 
  208.        include: 
  209.  
  210.        Aseasyas. Probably the best of the bunch of shareware 
  211.        spreadsheet clones. Includes file linking for multiple sheets 
  212.        and a rich macro language. Popup menus are intuitive and help 
  213.        screens informative. 
  214.  
  215.        Cubecalc. A 3D spreadsheet of the shareware persuasion. 
  216.  
  217.        PC-Calc. A competent 123 clone from Jim Button who also brought 
  218.        us his PC-File and PC-File:DB database shareware packages. 
  219.  
  220.        Tutorial finished. Have you registered PC-Learn to receive your
  221.        bonus disks? Registration is encouraged. Shareware works on the
  222.        honor system! Send $25 to Seattle Scientific Photography, 
  223.        Department PCL5, PO Box 1506, Mercer Island, WA 98040. Latest 
  224.        version of PC-Learn and two bonus disks shipped promptly!
  225.  
  226.  
  227.